Manajemen Konten dan Arsitektur Informasi

Seseorang atau sebuah organisasi yang tenggelam dalam lautan informasi yang tidak tersusun dengan baik tidak akan mampu mengambil manfaat dari informasi yang ada atau bertindak berdasarkan informasi yang tersedia. Sebuah informasi menjadi tidak bernilai jika kita tidak mampu menemukannya atau jika kita tidak mampu menggunakannya.

image taken from ixxus.com

Untuk memecahkan masalah ini, banyak perusahaan atau individu yang mengambil jalan pintas dengan membeli atau menerapkan sebuah teknologi, baik dalam bentuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Hal ini terjadi karena sebagian besar dari kita berasumsi bahwa informasi adalah bagian dari teknologi. Dalam bidang manajemen konten pun kita sering dicekoki oleh orang-orang yang berkecimpung di bidang teknologi informasi bahwa solusinya terletak pada perangkat lunak tertentu. kode XML atau format formulir tertentu yang tinggal diisi agar konten bisa dimutakhirkan secara otomatis dalam jaringan.

Betulkah sesederhana itu? Banyak dari kita yang tidak mampu memisahkan atau membedakan teknologi dengan solusi. Perangkat lunak, format formulir ataupun kode XML bukanlah faktor yang menentukan berjalannya manajemen konten yang baik.

Untuk mengimplementasikan sistem manajemen konten yang baik kita tidak boleh menelaahnya hanya dari segi proses bisnis dan teknologi. Kita harus mampu memahami bagaimana sebuah organisasi berinteraksi dengan dan memanfaatkan konten yang ada; mengenali jenis konten yang akan dikumpulkan dan digunakan.

Pengguna Konten

Siapakah yang akan menulis konten dan mempublikasikannya? Siapa yang akan mengumpulkan informasi dan mengolahnya sebelum disajikan?  Perangkat apa yang akan digunakan untuk menulis konten? Bagaimana konten itu ditulis: apakah oleh seorang copywriter, berdasarkan masukan beberapa orang lewat email atau merupakan karya terjemahan?

Bagaimanakah konten itu disusun? Apakah penulisnya mengerti tentang arsitektur informasi: mulai dari bagaimana mengkategorisasikan informasi hingga pemahaman terhadap penggunaan interface?

Siapakah yang akan memanfaatkan konten tersebut? Bagaimana konten tersebut akan dimanfaatkan? Apakah sekedar dibaca, disimpan dalam bentu pdf ataukah dicetak? Berapa sering dan pada saat apa konten itu akan dimanfaatkan?

Pengelolaan Konten

Data seperti apakah yang memerlukan CMS (Content Management Systems)? CMS umumnya tidak mampu menangani setiap jenis data secara efektif, itu sebabnya kita harus menentukan data yang menjadi prioritas dan arus perjalanannya.

Misalnya, dari mana konten itu berasal. Apakah diciptakan secara internal, apakah merupakan masukan dari ‘provider’ lain; apakah ditulis oleh penulis lepas? Lalu format apa yang digunakan untuk menulis konten tersebut? apakah dalam bentuk word, pdf, flash atau yang lainnya. Format sebuah konten akan mempengaruhi implementasi sistem pencarian atau taksonomi.

Pertanyaan berikunya adalah bagaiman konten itu akan dikelola? Apakah perlu dimutakhirkan secara berkala? Bagaimana penyajiannya? Disinilah bagian kreatif dan pemasaran ikut ambil bagian. Karena CMS tidak akan mampu mengelola setiap jenis informasi yang ada, tentukanlah konten yang paling menjadi prioritas agar dapat ditentukan sistem yang tepat guna pengelolaan yang cepat dan tanpa hambatan.

Kesimpulan

Pemahaman terhadap siklus konten adalah ujung tombak dari keberhasilan suatu CMS (Content Management Systems). Mulai dari bagaimana konten itu dikumpulkan hingga bagaimana akhirnya konten itu dapat dimanfaatkan oleh pengguna terakhir.